Organigramme: Ein Überblick

Hast du schon einmal überlegt, wie Firmen ihre Strukturen so zeigen, dass jeder sie gleich versteht? Organigramme machen genau das: Sie malen die Hierarchie und die Beziehungen innerhalb einer Firma auf. Von der Geschäftsleitung bis zu den Mitarbeitenden auf der Basisebene siehst du:

• Wer wo sitzt.
• Wie die Entscheidungen von A nach B wandern.

Für die Chefs sind die Diagramme nützliche Hilfen, um:

• Ressourcen sinnvoll zu verteilen.
• Langfristig zu planen.

Die Angestellten merken sofort:

• Wer die nächste Ansprechperson ist.
• Wie sie sich durch die Organisation orientieren können.

In diesem praktischen Ratgeber lernst du alles, was du zu Organigrammen wissen musst:

• Was sie sind und warum es sie gibt.
• Welche Arten es gibt.
• Wie man sie erstellt und richtig liest.
• Wie sie im Alltag einer Firma eingesetzt werden.
• Welche Vorteile sie für Chefs und Mitarbeitende bieten.
• Warum es wichtig ist, sie regelmäßig zu überarbeiten und zu pflegen.

Lies weiter und finde heraus, wie Organigramme die Ordnung und Effizienz in jedem Unternehmen steigern können.

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm ist mehr als ein hübsches Bild einer Firma. Es ist ein wichtiges Werkzeug, das zeigt:

• Welche Person wem berichtet.
• Wo die Verantwortung liegt.
• Wie die Infos von einem zum anderen fließen.

Mit verschiedenen Kästchen, Linien und Titeln wird sichtbar:

• Wie Mitarbeiter, Abteilungen und Chefs miteinander verbunden sind.
• Wie die komplette Struktur der Firma auf einen Blick verständlich wird.

Zweck und Nutzen eines Organigramms

Organigramme erfüllen mehrere nützliche Funktionen:

• Orientierung für neue Kollegen: Sie zeigen, wer der richtige Ansprechpartner ist.
• Klärung von Verantwortlichkeiten: Sie machen Verantwortlichkeiten klar und sorgen für effizienten Informationsaustausch.
• Entscheidungsfindung: Chefs können schneller Entscheidungen fällen und Probleme im Aufbau der Firma erkennen.
• Teamtransparenz: Sie schaffen Offenheit im Team und zeigen jedem Einzelnen, wo er im großen Bild des Unternehmens steht.

Wem hilft das Organigramm?

Ein Organigramm spricht jeden in einem Unternehmen an:

• Für Führungskräfte:

  • Es ist wie eine Landkarte, die zeigt, wie die Organisation aufgebaut ist.
  • Es hilft bei der Planung und Aufgabenverteilung.
  • Es sorgt dafür, dass jeder seine Rolle und Entscheidungsgrenzen kennt.

• Für Mitarbeitende:

  • Es ist eine Art Schnellanleitung, die zeigt, wo sie selbst im großen Bild stehen.
  • Es hilft, direkte Ansprechpartner zu finden.
  • Es erleichtert die Organisation von Aufgaben und die tägliche Arbeit.

Wie ist ein Organigramm aufgebaut?

Um ein Organigramm zu erstellen, braucht man:

Die wichtigsten Bausteine eines Organigramms

• Positionsnamen und Titel:
  Jede Rolle im Unternehmen hat einen Titel und manchmal eine kurze Beschreibung der Aufgaben.

• Linien und Verbindungen:
  Diese zeigen, wer wem Bericht erstatten muss und wie Abteilungen verknüpft sind.

• Symbole und Icons:
  Formen wie Rechtecke, Kreise und Sterne kennzeichnen verschiedene Rollen und Abteilungen.

Typische Symbole und ihre Bedeutung

• Rechteck: Normale Mitarbeiterstellen.
• Kreis: Leitende oder entscheidende Positionen.
• Pfeile: Zeigen, wer wem Bericht erstattet oder wer mit wem kommuniziert.

Unterschiede zwischen vertikalen und horizontalen Organigrammen

• Vertikal:

  • Oberste Führungskraft steht oben.
  • Hierarchie verläuft in einer langen Kette nach unten.

• Horizontal:

  • Abteilungen sind nebeneinander angeordnet.
  • Zeigt die Zusammenarbeit zwischen den Einheiten.

Arten von Organigrammen

Hierarchisches Organigramm

• Zeigt von oben nach unten, wer wem verantwortlich ist.
• Ganz oben: Chefin oder Chef.
• Darunter: Abteilungsleiter und Mitarbeitende.

Funktionales Organigramm

• Organisiert Mitarbeitende nach Aufgaben, nicht nach Dienstgraden.
• Zeigt Verbindungen zwischen Marketing, Vertrieb, Produktion etc.

Matrix-Organigramm

• Verbindet Hierarchien und Funktionen.
• Ideal für projektbasierte Organisationen.

Teamzentriertes Organigramm

• Zeigt die Organisation aus der Perspektive der Teams.
• Fokus auf Zusammenarbeit und Abstimmung.

So erstellen Sie ein Organigramm

Schritte für die Erstellung

1. Informationen sammeln:

   • Hierarchieebenen, Abteilungen und Aufgaben notieren.

2. Organigramm-Typ wählen:

   • Passend zur Struktur und den Kommunikationsgewohnheiten.

3. Einfache Software nutzen:

   • Tools wie Microsoft Visio, Lucidchart oder OrgChartNow.

4. Klar und übersichtlich gestalten:

   • Deutliche Kästen, Linien und Beschriftungen verwenden.

Software-Optionen für Organigramme

• Microsoft Visio: Professionelle Vorlagen und Anpassungsmöglichkeiten.
• Lucidchart: Cloudbasierte Lösung für Teamarbeit.
• OrgChartNow: Automatische Updates und Integration mit Unternehmenssystemen.

Lesen und Anwenden eines Organigramms

Wichtige Infos im Organigramm finden

• Stellen und Titel: Hierarchische Anordnung der Organisation.
• Linien und Verbindungen: Verknüpfungen zwischen Abteilungen und Positionen.
• Symbole und Icons: Aufgaben und Verantwortungen.

Wieso die Struktur wichtig ist

• Hierarchie: Zeigt, wer Entscheidungen trifft.
• Struktur: Gliedert die Firma in Abteilungen und Teams.

Nutzung und Implementation im Unternehmen

Was Arbeitgeber vom Organigramm haben

• Klare Kommunikation: Bildliche Darstellung von Ebenen und Aufgaben.
• Bessere Ressourcenzuteilung: Talente effizient einsetzen.
• Strategische Planung: Übersicht für langfristige Entscheidungen.

Wie Mitarbeitende das Organigramm praktisch einsetzen

• Ansprechpartner erkennen: Schnelle Orientierung.
• Hierarchie verstehen: Entscheidungen nachvollziehen.
• Karriereplanung: Berufliche Entwicklung planen.

Aktualisierung und Pflege des Organigramms

Wann und wie oft sollte ein Organigramm aktualisiert werden?

• Organisatorische Veränderungen: Sofort bei Fusionen, Umstrukturierungen oder neuen Mitarbeitenden.
• Regelmäßige Überprüfung: Mindestens einmal pro Quartal.

Verantwortlichkeiten für die Pflege

• HR-Abteilung: Erstellt und pflegt das Organigramm.
• Abteilungsleiter: Melden Änderungen in ihren Teams.

Tipps zur Aufrechterhaltung der Aktualität

• Klare Prozesse: Regeln für Updates festlegen.
• Automation nutzen: Software für automatische Benachrichtigungen.
• Feedback einholen: Regelmäßige Rückmeldungen von Mitarbeitenden.